Актуално

В Държавен вестник, брой 28 от 2 април 2024 г., е обнародвано Постановление №67 от 28 март 2024 г. за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИДУАДОИ), като се отменя Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, приета с Постановление №41 на Министерския съвет от 2009 г. (обн., ДВ, бр. 17 от 2009 г.; изм. и доп., бр. 8 от 2012 г.).

С НРООЕСИДУАДОИ се регламентира организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, дефинират се критерии за определяне ценността на документите, както и се регламентира процесът по предаване на ценните документи, включително електронните, в държавен архив.

Разписано е, че за председател на Постоянно действащата експертна комисия се определя заместник-ръководителят на институцията, главният секретар, секретарят на общината/района или друго лице на ръководна длъжност, отговарящо за работата с документите. Съставът на Постоянно действащата експертна комисия не може да бъде по-малък от трима души и задължително е посочено изискване да се включват ръководители на структурни звена, завеждащият учрежденския архив, ръководителят на деловодството и/или деловодителят.

Посочено е, че за завеждащ учрежденския архив се назначава архивист или лице с необходимия за длъжността професионален опит.

Регламентирано е, че в институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив.

Определени са и оптимални изисквания към помещенията за съхранение на електронните документи. Същите трябва:

1. да са самостоятелни, затворени без прозорци;

2. да са пожарообезопасени;

3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;

4. да са с ефективно токоразпределение и непрекъснато електрическо захранване;

5. да са с антистатични настилки;

6. да са със заземителна инсталация (различна от гръмоотводната) под 4 Ω;

7. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи, видеонаблюдение, охранителна система и със средства за авариен достъп.

За всеки електронен документ са посочени данните, които следва да се поддържат, както и характеристиките, които да притежава.

Разписани са условия за дългосрочното опазване и съхранение на електронните документи чрез:

1. осигуряване на материална и технологична база;

2. осигуряване на съхранението им на отделна машина и по възможност в друга защитена мрежа в съответствие с Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;

3. осигуряване на условия, гарантиращи мрежовата и информационната сигурност в съответствие с изискванията на Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;

4. осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка.

Разписано е, че с цел опазване и съхранение на електронните документи в институциите се използват отделно или комбинирано методи, осигуряващи тяхното физическо съхранение, автентичност, интегритет и използваемост, като миграция и емулация.

В Допълнителните разпоредби от НРООЕСИДУАДОИ са дадени дефиниции на :

• „Електронен архив” - съвкупност от всички електронни документи, създадени от дейността на държавна или общинска институция, по които работата е приключила. Електронните документи се съхраняват в електронния архив, който е част от учрежденския архив, до предаването им в държавен архив или до унищожаването им.

• „Електронно архивиране на документи” - включва процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и процесите по предаване на ценните електронни документи в държавните архиви. 

Контрол и методическо ръководство по организирането, съхранението и опазването на документите в държавните и общинските институции, по експертизата на ценността на документите в учрежденските архиви и подготовката за предаването им за постоянно запазване ще осъществяват Държавните архиви.

Указания по прилагането на Наредбата се дават от председателя на Държавна агенция „Архиви”.

В чл. 72 от НРООЕСИДУАДОИ е записано, че Държавните архиви организират обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на Постоянно действащата експертна комисия.

Обръщаме внимание, че съгласно §3 от Преходните и Заключителни разпоредби, в тримесечен срок от влизане в сила на наредбата ръководителите на държавните и общинските институции актуализират вътрешните си правила за дейността на учрежденския архив в съответствие с разпоредбите на Наредбата.

С пълния текст на Постановление №67 от 28 март 2024 г. за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции можете да се запознаете от: https://dv.parliament.bg/DVWeb/showMaterialDV.jsp;jsessionid=8989B0618765BE4E9BC2643D43A7147C?idMat=211261